การจัดการความการเปลี่ยนแปลงด้วยความมั่นใจ

สร้างความมั่นใจให้คุณโดยการมีทักษะที่เหมาะสมกับการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างประสบความสำเร็จ การเปลี่ยนแปลงสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาโดยเฉพาะเศรษฐกิจที่ผันผวนอย่างเช่นทุกวันนี้
คุณเตรียมพร้อมที่จะจัดการการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร? คุณรู้สึกว่าทักษะที่จำเป็นในการเตรียมให้ต่อลูกจ้างและองค์กรเพียงพอหรือไม่? Teresa Sande เสนอคำแนะนำที่จะสร้างความมั่นใจให้คุณพร้อมที่จะควบคุม ดูแล เมื่อการเปลี่ยนแปลงมาถึง
ในปัจจุบันผู้สื่อสารมีหลายบทบาท ได้แก่ การเป็นที่ปรึกษาด้านภายในองค์กร และภายนอกองค์กร ด้านยุทธศาสตร์ ด้านเชิงยุทธวิธี เป็นผู้ให้คำปรึกษา เป็นผู้ดำเนินการเปลี่ยนแปลง เป็นบรรณาธิการ เป็นผู้ออกแบบ รอบรู้เรื่อง web เป็นผู้ให้เหตุผล นอกจากนั้นแล้วผู้สื่อสารจำเป็นต้องมีทักษะ เกี่ยวกับธุรกิจ มีอีก 3 สิ่งที่สำคัญคือ
1. การจัดการการเปลี่ยนแปลง
2. ทักษะในการสื่อสาร
3. ความสามารถทางการแนะนำ

1. การจัดการความเปลี่ยนแปลง
สิ่งแรกที่จะพูดถึงคือการจัดการความเปลี่ยนแปลง มีคำกล่าวว่า “จัดการทุกอย่างให้ดี และทำทุกอย่างให้ถูกต้องเพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งที่ต้องการ”
เมื่อมีบางอย่างผิดพลาด คุณเพียงแค่ต้องมองไปรอบๆ มันมีโอกาสที่คุณจะได้สิ่งที่ต้องการ เมื่อทุกอย่างเป็นไปด้วยดี และรู้สึกและสัมผัสสิ่งเลวร้ายได้มากขึ้น เมื่อมีบางอย่างผิดพลาด การจัดการความเปลี่ยนแปลงคือหนึ่งในแนวคิดทางธุรกิจที่หลายคนกล่าวถึง แต่น้อยคนที่จะรู้ว่ามันคืออะไร
สิ่งแรกคือ นิยามความหมายของคำว่าเปลี่ยนแปลง พจนานุกรมบัญญัติศัพท์คำนี้ไว้ว่า “ทำให้รูปแบบ เนื้อหา หรืออนาคตเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม หรือจากที่ควรเป็น” ในความเป็นจริง ความเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นทุกวันในงานที่เราทำทุกอย่าง ความเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นแน่นอนในโลกของธุรกิจ
ถ้านั่นคือความเปลี่ยนแปลง แล้วการจัดการด้านความเปลี่ยนแปลงคืออะไร การจัดการด้านความเปลี่ยนแปลงเป็นขั้นตอนที่ทำซ้ำได้และเป็นหนทางในการหลีกเลี่ยงอันตรายในความเปลี่ยนแปลง เช่นความกลัว ความไม่ยอมรับ หรือการต่อต้าน มันยังเป็นเครื่องมือในการเพิ่มโอกาสที่จะทำให้ประชาชนก้าวผ่านความเปลี่ยนแปลงไปได้อย่างสำเร็จอีกด้วย มันเป็นขั้นตอนที่ใช้เอกสารและความเรียบร้อย แต่ควรจำไว้ด้วยว่าการจัดการความเปลี่ยนแปลงไม่สามารถแก้ไขทุกอย่างได้ มันไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้นหนึ่งครั้งแล้วแก้ไขได้ทุกอย่าง ประชาชนจะทำบางสิ่งหรือบางอย่างเพื่อควบคุมสิ่งเหล่านี้โดยสมบูรณ์แทน

แบบจำลองการจัดการความเปลี่ยนแปลงแบบ ADKAR

มีแบบจำลองเกี่ยวกับการจัดการความเปลี่ยนแปลงและหลักปฏิบัติมากหมาย แต่ที่มีประสิทธิภาพจริงๆคือแบบที่เรียกว่า ADKAR จาก ProSci ADKAR เป็นแบบจำลองที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงที่มีการประเมินรวมอยู่ในทุกขั้นตอนเพื่อที่จะทำให้คุณทราบได้ว่าองค์กร ทีม หรือบุคคลไดที่พร้อมจะก้าวสู่ขั้นต่อไปได้ มันยังเป็นเครื่องมือที่สามารถรวมเข้าไปอยู่ในระเบียบแผนงานได้แทนที่จะเป็นการเสริมสิ่งที่คุณต้องการจะทำให้สำเร็จลงไป

เรามาดูที่แบบจำลองนี้อย่างคร่าวๆกัน

คำอธิบายตัวย่อมีดังนี้

A = Awareness ( สติ ) หากไม่มีสติรับรู้ถึงความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นหรือทราบว่าความเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นได้ยังไง ผู้คนก็จะไม่สามารถเตรียมรับมือหรือยอมรับความเปลี่ยนแปลงได้
D = Desire ( ความต้องการ ) เมื่อคุณมีสติรับรู้ถึงความเปลี่ยนแปลงแล้ว จะต้องสร้างความต้องการและนำให้ผู้คนต้องการและยอมรับในความเปลี่ยนแปลงด้วย
K = Knowledge ( ความรู้ ) นี่เป็นข้อมูลและทักษะที่ต้องการในการที่จะผ่านพ้นความเปลี่ยนแปลงไปได้
A = Ability ( ความสามารถ ) เป็นปกติที่ผู้คนจะไม่ทราบถึงความแตกต่างระหว่างความรู้และความสามารถ ความรู้สามารถหาได้โดยการอ่านหนังสือ ฝึกฝน หรือการหาข้อมูล ความสามารถต้องการให้ผู้คนทำในสิ่งที่ได้เรียนรู้มา การอ่านหนังสือเรื่อการขี่จักรยานก็เรื่องหนึ่ง การขี่จักรยานให้ได้โดยไม่ล้มก็อีกเรื่องหนึ่ง
R = Reinforcement ( การเสริมสร้าง ) เพื่อทำให้การเปลี่ยนแปลงลุล่วงไปได้จะต้องมีเหตุการณ์สองอย่างคือการไม่ยอมรับและก้าวผ่านความเปลี่ยนแปลงนั้น แต่ยังมีสิ่งกระตุ้นและการยอมรับในความเปลี่ยนแปลงด้วย

ถ้าทำตามหลักปฏิบัติทั้งห้านี้คุณจะมีโอกาสในการเห็นผลลัพธ์ในด้านบวกเพิ่มขึ้น เหมือนกับการจัดการแผนงานและขั้นตอนการวางแผนด้านการสื่อสาร การจัดการด้านความเปลี่ยนแปลงมีขั้นตอนก่อน ระหว่าง และหลังการปฏิบัติงาน มันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะนำเอาขั้นตอนเหล่านี้ไปใช้ในโครงการและแผนการสื่อสารของคุณเพื่อให้ได้มาซึ่งความสำเร็จ

2. ทักษะด้านการสื่อสาร
สิ่งต่อไปที่จะกล่าวถึงคือทักษะด้านการสื่อสาร การสื่อสารเหมือนกับการหายใจเมื่อทุกอย่างเป็นไปด้วยดี คุณไม่คิดถึงมันแม้แต่นิด แต่เมื่อมันพังลง ทุกอย่างก็เหมือนนิ่งหยุดลง มันมีการสื่อสารสองแบบที่เราจะพูดถึง
1. การสื่อสาร และ
2. การสื่อสาร
แล้วมีความแตกต่างกันตรงไหน การสื่อสารในข้อแรกหมายถึงการสื่อสารอย่างเป็นทางการและช่องทางที่เกี่ยวข้อง การประชุมในแผนก อีเมล์ระหว่างผู้จัดการ เว็ปไซต์ การนำเสนองาน จดหมายข่าว การฝึกงาน และการสำรวจเป็นตัวอย่างของการสื่อสารในข้อแรก

การสื่อสารในข้อ 2 เป็นการสื่อสารที่มีความเป็นทางการน้อยลง เช่น การแบ่งปันข้อมูล การจัดการความเปลี่ยนแปลง การนำทีม การเฝ้าดูความคืบหน้าและความพัฒนา ต้นแบบ การให้คำปรึกษา และหาข้อมูลมันเป็นสิ่งที่มีพื้นฐานทางพฤติกรรม คุณต้องการทั้งสองสิ่งนี้เพื่อให้ได้มาซึ่งการสื่อสารที่สมบูรณ์และแข็งแรง

การโต้ตอบสองทางเป็นสิ่งที่จำเป็น
นอกเหนือจากการสื่อสารสองแบบแล้ว คุณจะต้องจำไว้ด้วยว่ามันจะไม่ใช่การสื่อสารถ้ามันไม่กิดขึ้นทั้งสองทาง คุณต้องเป็นผู้ส่งสารที่มีประสิทธิภาพ เป็นผู้รับสารที่มีประสิทธิภาพ และเป็นผู้ตอบรับที่ดี นี่เป็นเพียงแค่จุดเริ่มต้น มันเป็นสิ่งสำคัญ ที่ต้องเข้าใจว่า กิจกรรมในการส่งที่แตกต่างกันถูกออกแบบมาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต่างกัน
การสื่อสารเป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจ ยิ่งคุณวางกลยุทธ์และใช้ทักษะด้านการสื่อสารมากเท่าไหร่ ผลลัพธ์ที่จะได้ก็จะดียิ่งขึ้น
การสื่อสารสามารถแบ่งผลลัพธ์ของผู้รับสารได้สี่อย่าง
1. ความรับรู้
2. ความเข้าใจ
3. ความรับผิดชอบ
4. ความเป็นเจ้าของ

ในการที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกันจากผู้รับสาสน์ จะต้องมีกิจกรรมของผู้ส่งสาสน์สี่อย่าง
1. แจ้งให้ทราบ
2. การมีปฏิสัมพันธ์
3. การเข้าหาผู้คน
4. การให้สิทธิ์

กิจกรรมเกี่ยวกับการติดต่อ
สองสิ่งแรกสำหรับโครงร่างนี้คือการติดต่อ ในระดับรากฐาน เพื่อเข้าใจลูกค้าของคุณ คุณต้องแจ้งให้ทราบเช่นผู้ส่งสาสน์ การแจ้งให้ทราบเป็นการติดต่อโดยธรรมชาติอยู่แล้ว เป็นการสื่อสารทางเดียวและควรมีความกระชับ มันรวมถึงหลายสิ่งหลายอย่างเช่นการส่งอีเมล์และจดหมายข่าวจำนวนมาก ถ้าคุณต้องการที่จะทำให้ลูกค้าไปสู่อีกระดับของการรับข่าวสารได้ คุณต้องมีปฏิสัมพันธ์ร่วมกับพวกเขา การมีปฏิสัมพันธ์ยังเป็นการติดต่อโดยนัยอีกด้วย แต่มันให้การส่งผ่านข้อมูลสองทาง แต่ข้อมูลยังอยู่ในระดับสูง นี่ยังรวมถึงกิจกรรมเช่นการนำเสนอพร้อมคำถามและคำตอบหรือบางทีอาจรวมการฝึกงานเข้าไปด้วยก็ได้ ทั้งการแจ้งให้ทราบและการมีปฏิสัมพันธ์เป็นกลยุทธในการสื่อสารนแบบแรก และมีพื้นฐานบนการกระทำอีกด้วย ถ้าผลลัพธ์ที่คุณต้องการคือการสร้างการรับรู้หรือความเข้าใจพื้นฐานแก่ลูกค้า กิจกรรมนี้จะทำให้คุณสำเร็จได้

ประเด็นสำคัญ
• นักสื่อสารภายในจะต้องมีความสามารถอันยอดเยี่ยมในเรื่องการบริหารการเปลี่ยนแปลง มีทักษะในการสื่อสารและการฝึกสอนเพื่อทำให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะประสบความสำเร็จ
• กระบวนการสื่อสารที่ดีจะต้องมีผู้ส่งที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล รวมทั้งมีผู้รับที่มีความกระตือรือร้นในการตอบรับ และมีช่องทางการตอบกลับที่ดี
• กระบวนการนี้สามารถถูกแยกออกมาเป็นกิจกรรมได้หลายระดับโดยแต่ละกิจกรรมการสื่อสารที่ต่างกันนั้นขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ที่เราต้องการ
ด้วยสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ กิจกรรมการมีปฏิสัมพันธ์นั้น ต้องอาศัยการสื่อสารข้อมูล 2 ทาง แม้กระนั้นข้อมูลต่าง ๆ ก็ยังคงอยู่ในระดับสูง การมีกิจกรรมต่าง เช่น การนำเสนอ ที่ประกอบไปด้วย การถาม-ตอบ และอาจจะมีการอบรมด้วย รวมถึงรายงานความรู้ที่น่าสนใจคือ “Big C” กลยุทธ์การสื่อสารจะเป็นรูปแบบที่ต้องใช้การปฏิบัติ หากคุณอยากให้ความรู้หรือความเข้าใจพื้นฐานแก่ผู้ฟัง กิจกรรมเหล่านี้จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ

กิจกรรมด้านความสัมพันธ์
สองสิ่งสำหรับโครงร่างการสื่อสารคือความสัมพันธ์ เพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งที่เหนือกว่าการรับรู้และเข้าใจ คุณจะต้องพัฒนาและพึ่งพาความสัมพันธ์และความสามารถในการติดต่อกับผู้คนของคุณ ถ้าคุณต้องการจะสร้างพันธะที่แข็งแกร่งแก่บางสิ่ง คุณจะต้องเข้าหาผู้คน การเข้าหาผู้คนเป็นกิจกรรมด้านความสัมพันธ์สูงโดยธรรมชาติอยู่แล้ว เป็นการสื่อสารสองทางและมีรายละเอียดสูง มันรวมถึงกิจกรรมเช่นการประชุมเป็นกลุ่มเล็กๆ ทั้งการฝึกงานและระดมความคิดเพื่อแก้ไขปัญหา ผู้รับสาสน์จะต้องถูกเชิญมาเข้าร่วมและรับรู้ถึงข้อมูลต่างๆ เพื่อให้มีความรู้สึกมีพันธะต่อบางอย่าง
สุดท้าย ถ้าคุณต้องการให้ลูกค้าของคุณมีความรู้สึกเป็นเจ้าของ คุณต้องให้สิทธ์พวกเขา การให้สิทธิ์เป็นกิจกรรมที่มีความสัมพันธ์สูงมาก เป็นการสื่อสารสองทาง และให้ความกระจ่างชัดอย่างที่สุด พวกมันรวมถึงการประชุมแบบตัวต่อตัว การร้องขอแบบเป็นส่วนตัว และการคาดหวังในการเป็นเจ้าของ การเข้าหาและการให้สิทธิ์เป็นกลยุทธการสื่อสารในแบบที่สอง และมีพื้นฐานบนพฤติกรรม โครงร่างนี้เป็นการช่วยผู้ส่งสาสน์ให้มีความเข้าใจว่าพวกเขาต้องการผลลัพธ์ จากนั้นพวกเขาถึงจะลงมือทำสิ่งต่างๆได้ ถ้าความรับรู้คือสิ่งที่คุณต้องการจะได้มา นั่นก็ไม่เป็นไร แต่ให้แน่ใจว่าคุณทำสิ่งพวกนั้นและผู้รับสาสน์ได้รับรู้ถึงมัน
โครงร่างนี้เป็นสิ่งที่เพิ่มเติมเข้าไป คุณไม่สามารถแจ้งข้อมูลอย่างผู้ส่งและคาดหวังเพื่อความเป็นเจ้าของอย่างผู้รับได้ ธรรมชาติในความต้องการของมนุษย์และผู้รับไม่สามารถยอมรับมันได้
มันจำเป็นที่จะต้องรู้ว่าการแจ้งให้ทราบและการมีปฏิสัมพันธ์บางอย่างจะทำให้เข้าถึงลูกค้าได้มากมายโดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย กลับกัน การเข้าหาและการให้สิทธิ์จะใช้ความพยายามและเวลามากกว่า และเข้าถึงกลุ่มผู้รับได้น้อยกว่าด้วยข้อความที่มีเป้าหมายเฉพาะเจาะจง มันมีช่วงเวลาสำหรับการสื่อสารเหล่านี้และมันควรจะถูกใช้ในสถานการณ์ที่ต่างกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
เมื่อมีการสื่อสาร มันเป็นปกติที่จะต้องรู้ก่อนว่า “อะไร” และ “อย่างไร” ตัวอย่างเช่น จะมีการเปลี่ยนแปลงทางผลประโยชน์เกิดขึ้นและเราต้องส่งอีเมล์ แต่มันมีขั้นแรกที่เราต้องการให้เกิดขึ้น “ทำไม” เราต้องการที่จะสื่อสารกันแต่แรกด้วย เมื่อคุณเข้าใจแล้วว่า “ทำไม” คุณต้องสื่อสาร คุณจึงมุ่งประเด็นไปที่ข้อความสำคัญ ( อะไร ) ที่สนับสนุนเหตุผลในการสื่อสารของคุณได้ หลังจากรู้ว่า “อะไร” แล้ว คุณต้องมุ่งเป้าไปที่ “ใคร” ต้องการข้อความนั้น ผลประโยชน์เปลี่ยนแปลงสำหรับทุกคนในบริษัทรึเปล่า หรือแค่บางกลุ่ม ตอบคำว่า “ทำไม” “อะไร” และ “ใคร” จะทำให้คุณตัดสินใจว่า จะทำ “อย่างไร” ให้ลูกค้าได้ทราบข้อมูลได้ดีที่สุด อาจจะไม่ใช่อีเมล์ก็เป็นได้ เมื่อตอบคำถามหมดแล้ว คุณก็มุ่งประเด็นไปที่ “เมื่อไหร่” ที่จะเริ่มสื่อสาร นี่รวมถึงเวลาและความถี่ เพราะผู้คนต้องการได้ยินมากกว่าหนึ่งครั้งเพื่อที่จะเข้าใจ
เมื่อคุณวางแผนที่จะสื่อสาร มันสำคัญด้วยเช่นกันที่คุณจะต้องสร้างมาตรการและประเมินความสำเร็จว่าจะมีรูปแบบอย่างไร เมื่อคุณฟังวิทยุและสัญญาณไม่ชัด คุณจะปรับอะไร ความดังเพื่อให้ได้เสียงรบกวนมากขึ้น หรือปรับคลื่นเพื่อให้ได้ความชัดมากขึ้น เมื่อการสื่อสารไม่ทำให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ควาดไว้ คุณอาจต้องประเมินกลยุทธของคุณและหากิจกรรมอื่นเพิ่มเติม เพราะทำแบบเดิมมากขึ้นไม่ทำให้เกิดความแตกต่างหรือผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

3. ความสามารถในการฝึกสอน
การฝึกสอนถูกนิยามว่าเป็นตัวกระตุ้นความสัมพันธ์ที่เร่งการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ใครจะไม่ต้องการมัน เหมือนกับการจัดการความเปลี่ยนแปลง การฝึกสอนอาจเป็นสิ่งลึกลับสำหรับผู้คนได้
เรามาดูกันว่าการฝึกสอนคืออะไรและไม่ใช่อะไร การฝึกสอนถูกสร้างขึ้นจากการฟังมากกว่าพูด บ่อยครั้งที่คุณไม่ได้ฟังเฉพาะคนที่คุณมีปฏิสัมพันธ์ แต่ยังฟังในสิ่งที่ไม่ได้พูดออกมาอีกด้วย การฝึกสอนเป็นการเพิ่มขีดความสามารถ เป็นเครื่องมือที่ใช้เพิ่มโอกาสที่ผู้คนจะตัดสินใจในสิ่งที่ดีที่สุดได้ มันช่วยให้เกิดความเปลี่ยนแปลงอย่างมาก จัดการกับความไม่แน่นอน ทำให้ถึงเป้าหมายได้เร็วขึ้น และมีผลกระทบที่รุนแรงขึ้น
การฝึกสอนไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้นครั้งเดียวเช่น การฝึกเบื่องต้นหรือ การให้คำปรึกษา กล่าวตามตรง การฝึกสอนคือการฝึกซ้อมในการถามคำถาม บางที่อาจกล่าวว่าเป็นการถามอย่างมีความคิด เพื่อค้นหาความคิดและความเป็นไปได้ใหม่ๆ เมื่อฝึกซ้อมการถามอย่างมีความคิด ถามคำถามที่เปิดกว้างและทำให้เกิดความเข้าใจ การกระทำ และพันธะอย่างลึกซึ้ง คุณอาจท้าทายสมมติฐานของคนอื่นดูได้ แต่ไม่ใช่ตัวบุคคล เมื่อทำอย่างถูกต้อง คำถามจะมีประโยชน์กับผู้ที่ถูกฝึกสอนและมีผลกระทบที่โดดเด่นได้ เมื่อค้นหาทางเลือกที่เป็นไปได้เพื่อความท้าทาย ถามว่าผู้คนจะทำอย่างไรเพื่อหาความเป็นไปได้ใหม่ๆเป็นคำถามที่มีพลัง เมื่อติดอยู่กับทางเลือกหรือการก้าวไปข้างหน้า ถามว่าอะไรทำให้ผู้คนไม่สามารถตัดสินใจได้ เป็นสิ่งที่จะช่วยให้พวกเขาผ่านพ้นอุปสรรคไปได้

การใช้ Cs3 ข้อในการสร้างมรดกการสื่อสาร
ในขณะที่นักสื่อสารมีบทบาทที่มากมายและจะต้องทำอะไรหลายอย่างการใช้ Cs3 ข้อ ซึ่งได้แก่ การจัดการการเปลี่ยนแปลง,ทักษะในการสื่อสาร,ความสามารถในการแนะนำ จะช่วยได้มาก ซึ่งช่วยสร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือ ไม่ใช่แค่เพื่อนร่วมงานเท่านั้นแต่รวมไปถึงผู้นำของธุรกิจด้วย โดยเป็นการสร้างความร่วมมือในความเป็นหุ้นส่วน คุณจะถูกดึงเข้าสู่การตัดสินใจทางธุรกิจและการอภิปรายต่าง ๆ ในไม่ช้า คุณจะได้รับผลสำเร็จเร็วขึ้น ทั้งต่อตัวคุณเองและองค์กรของคุณ และคุณจะสามารถสร้างมรดกความเป็นผู้นำในบทบาทของนักสื่อสารเชิงยุทธศาสตร์ภายในองค์กรของคุณ