ข้อกำหนดสำหรับการตั้งชื่อแฟ้มข้อมูล ขึ้นอยู่กับความสามารถของระบบปฏิบัติการ และขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ ดังนั้นจะต้องทราบหลักการตั้งชื่อแฟ้มข้อมูลเบื้องต้น ดังนี้

1.         คอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง จะต้องแบ่งพื้นที่ของฮาร์ดดิสก์ เป็น 2 พาติชั่น โดยพาติชั่นแรกให้ติดตั้งเฉพาะโปรแกรมใช้งานต่างๆ และพาติชั่นที่สอง ให้ใช้เป็นพื้นที่เก็บบันทึกข้อมูลต่างๆ

2.         จะต้องจัดระบบการจัดเก็บแฟ้มข้อมูลให้เป็นระบบตามมาตรฐาน คือ มีการแบ่งโฟลเดอร์เฉพาะที่ชัดเจน  และเหมาะสม

3.         ระบบชื่อไฟล์ และชื่อโฟลเดอร์ จะต้องยึดปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้ 

• ควรใช้ตัวอักษร a – z ควรเป็นตัวอักษรพิมพ์เล็ก
• สามารถนำตัวเลข 0 – 9 หรือสัญลักษณ์ขีดกลาง หรือขีดล่าง มาผสมได้
• ไม่ควรเว้นวรรคช่องว่างภายในชื่อ
• ห้ามใช้อักษรพิเศษในการตั้งชื่อ ยกเว้น Underscor (ขีดล่าง) หรือ Dash (ขีดกลาง)
• ส่วนประกอบของชื่อสื่อถึงเนื้อหา หรือข้อมูล
• การใช้วันที่ในการตั้งชื่อไฟล์ หรือโฟลเดอร์ ให้อยู่ในรูปแบบของ ddmmyyyy  โดย

§  yyyy   เป็นตัวเลขแสดงปี พ.ศ. จำนวน 4 หลัก

§  mm เป็นตัวเลขประจำเดือน จำนวน 2 หลัก

§  dd   เป็นตัวเลขวัน จำนวน 2 หลัก    

ตัวอย่าง  ชื่อไฟล์  Report2102553-01.doc