หากถามมนุษย์เงินเดือนว่า วันไหนสำคัญที่สุด คำตอบย่อมต้องเป็นวันเงินเดือนออก และมีหลายคนที่คิดถึงวันนี้ตั้งแต่ยังไม่ถึงกลางเดือนด้วยซ้ำไป ดังนั้นทุกองค์กรไม่ว่าภาครัฐ หรือเอกชน จำเป็นต้องใส่ใจเรื่องการจัดการเงินเดือนเป็นอย่างดี ไม่ว่าฝนจะตก แดดจะออก น้ำท่วม ฟ้าร้อง แผ่นดินไหว ..หรือ ติดม็อบ อย่างไรเสียเงินเดือนก็ต้องออก เพราะเงินไม่ได้งานก็ไม่เดิน
นอกจากการแต่งตัวแล้วไม่น่าเชื่อว่า คนทำงานจะถูกประเมินว่าเป็นคนแบบไหน น่าเชื่อถือหรือเปล่า มีประสิทธิภาพแค่ไหน จากสภาพของโต๊ะทำงานหรือใครโชคดีหน่อยมีพื้นที่ หรือห้องส่วนตัวก็จะถูกประเมินจากสภาพพื้นที่ทำงานของตนเอง ที่อาจจะแปลกใจไปกว่านั้นก็คือ เป็นการประเมินที่ส่วนใหญ่คนประเมินเองก็ไม่ได้ตั้งใจ หลายครั้งมีรู้ตัวด้วยซ้ำ แต่เป็นไปโดยอัตโนมัติ
สมมุติว้าเราเดินเข้าไปในบริเวณที่ทำงานของเพื่อน แล้วสิ่งแรกที่เห็นคือ กรอบรูปที่โชว์ภาพท่านพุทธทาส พร้อมคำสอน ที่กล่าวว่า “ เขามีส่วนเลวบ้างช่างหัวเขา จงเลือกเอาสิ่งดีเขามีอยู่...” โดยไม่ทันรู้ตัวเรารู้สึกตัวทันทีเลยว่า เจ้าของโต๊ะตัวนี้หรือห้องนี้ ต้องเป็นคนดีขึ้นมาทันที เมื่อรู้อย่างนี้แล้ว เราจะปล่อยให้ภาพลักษณ์ของเราเป็นไปตามยถากรรมได้อย่างไรใช่ไหมค่ะ ยังไงก็ต้องมีการบริหารจัดการภาพลักษณ์กันซะหน่อย หรือตามภาษาชาวบ้านพูดว่า มาสร้างภาพกันเถอะ
เริ่มต้นของการสร้างภาพก็คือ การทำความเข้าใจว่าอะไรคือภาพลักษณ์ที่เราต้องการเป็นในสายตาผู้อื่น ซึ่งผู้อื่นในที่นี้อาจหมายถึงเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้าก็เป็นได้ค่ะ จากบทความใน Psychology Today และ จากผลการศึกษาในงายวิจัยของSamuel Gosling นักจิตวิทยาจาก มหาวิทยาลัย เท๊กซัส ออสติน สหรัฐอเมริกา ได้กล่าวไว้ว่า สิ่งของในพื้นที่ทำงานสามารถสะท้อน บุคลิกภาพของเจ้าของพื้นที่และสิ่งของแต่ละอย่างสามารถบ่งบอก บางอย่างกับคนที่ผ่านมาพบเห็น ซึ่งแสดงให้รู้ถึงลักษณะบุคลิกภาพของเจ้าของเช่นเดียวกันค่ะ อย่างเช่นต้นไม้ที่มีใบไม้สีเขียวสดใส มองดูแล้วรู้ทันทีว่ามันได้รับการดูแลอย่างดีจากเจ้าของ ซึ่งแสดงให้เห็นภาพบวกของเจ้าของต้นไม้ต้นนั้น บ่งบอกถึงเจ้าของต้องเป็นผู้ที่มีบุคลิกน่ารัก เอาใจใส่และตั้งใจจะทำงานที่นี่ต่อไป ในทางตรงกันข้าม ถ้าต้นไม้แห้งตาย ก็จะสะท้อนภาพลบของเจ้าเช่นกัน
และถ้าใครอยากให้คนอื่นมีความรู้สึกว่า ตัวเองเป็นคนเปิดเผยไม่ชอบปิดตัวเอง ชอบพูดคุยกับคนรอบข้าง ดิฉันขอแนะนำว่าให้เอาถ้วยใส่ลูกอม หรือท๊อฟฟี่ มาวางไว้บนโต๊ะทำงาน ซึ่งจะดูเหมือนเป็นการเชื้อเชิญให้คนอื่นที่ผ่านไปผ่านมาแวะมาทักทายเปรียบเสมือนป้านยินดีต้อนรับเชียวละค่ะ ส่วนท่านใดที่ชอบใช้ Post it Note ต้องระวังอย่าติดไว้ให้มากเกินงามนะค่ะ เพราะจะมองเป็นโต๊ะทำงานที่เห็นแต่กระดาษโพสอิส แปะเต็มไปหมด มันทำให้รู้สึกว่าเจ้าของโต๊ะมีงานล้นมือที่ยังเคลียไม่ได้อีกมากเชียวค่ะ ถ้าอยากให้มีภาพลักษณ์ที่ว่าท่านเป็นคนที่ผูกพัน ใส่ใจ ทุ่มเทและรักงานที่กำลังทำอยู่ ก็ลองติดภาพหรือคำพูดคมๆ ที่ออกแนวสร้างแรงบันดาลใจ และติดไว้ในตำแหน่งที่คนอื่นมองเห็นได้ชัดเจนด้วยนะค่ะ ดิฉันเชื่อว่าหลายๆท่านที่ชอบวางสิ่งของส่วนตัวเช่น ตุ๊กตา รูปภาพส่วนตัว ของที่ระลึก หรือแม้แต่ของกระจุกกระจิกอื่นไว้บนโต๊ะทำงาน หรือตกแต่งตามไลฟ์สไตล์ของตัวเอง เป็นการสะท้อนถึงระดับความรู้สึกสบายใจที่อยู่ที่ทำงาน มีการศึกษาพบว่ามันเป็นการสร้าง Productivity ในการทำงานเชียวล่ะค่ะ
บางครั้งความเคยชินหรือวัฒนธรรมก็มีอิทธิพลมาก เช่น โต๊ะทำงานที่สะอาดเรียบร้อย จะทำให้เกิดความรู้สึกว่า เจ้าของโต๊ะเป็นคนเนี๊ยบ ประณีต นั้นอาจป็นแค่ความรู้สึก เพราะโต๊ะคนทำงานที่รก อาจหยิบของเจอทุกครั้งและทำงานได้เรียบร้อยก็เป็นได้ แต่คงต้องยอมรับว่าบางครั้งภาพลักษณ์ความเป็นคนเนี๊ยบก็ดูดีกว่าในสายตาของเจ้านาย หรือเพื่อนร่วม ใช่ไหมค่ะ
หลายต่อหลายครั้งค่ะ ที่ดิฉันแอบสำรวจสำนักงานหรือโต๊ะทำงานผู้อื่นอยู่ในใจเช่น ทำไมต้องหรือสำนักงานแห่งรกจัง ทำไมไม่ทำ 5 ส. น่ะ รวมทั้งที่ทำงานส่วนตัวดิฉันเองด้วยค่ะ เพราะเราทำกิจกรรม 5 ส.กันก็จริง แต่ ส.สุดท้ายคือ สร้างสุขนิสัย มันทำกันยากส์ ค่ะ
คำพูดที่หลายๆกล่าวว่าต้อง "จัดหาคนให้เหมาะกับงาน" (put the right man in the right job) แล้ว สิ่งหนึ่งที่ต้องคิดควบคู่กันไปคือ "จัดที่ทางให้เหมาะกับคน" (design the right workplace for the right person) ด้วยเหตุผลที่ว่า แม้คนที่มีศักยภาพ มีความรู้ความสามารถในตำแหน่งหน้าที่ที่จัดเตรียมไว้ให้ แต่หากสภาพแวดล้อมการทำงานไม่เอื้อต่อการทำงาน ย่อมส่งผลลดทอนศักยภาพที่มีอยู่ในตัวเขาไปได้อย่างน่าเสียดาย
ผู้บริหารหรือผู้นำองค์กรจำนวนไม่น้อย อาจไม่ค่อยได้ใส่ใจหรือให้ความสำคัญต่อ การจัดสภาพแวดล้อมให้เหมาะสม สอดคล้องกับคนทำงานมากนัก เพราะอาจไม่ได้ตระหนักหรือคิดไม่ถึงว่าแท้จริงแล้ว สภาพแวดล้อมในที่ทำงานสามารถส่งอิทธิพลทั้งในมุมบวกและมุมลบได้อย่างมากทีเดียว การจัดโต๊ะทำงานเหมือนกันหมดทุกแผนกในองค์กร โดยไม่ได้ใส่ใจในรายละเอียดถึงวิธีการทำงานของแต่ละฝ่าย อาจเท่ากับเป็นการละเลยคุณภาพการทำงานของบางฝ่ายไปก็เป็นได้ สำนักงานบางแห่งต้องการประหยัดต้นทุน จึงกำหนดเวลาเปิด-ปิดเครื่องปรับอากาศ เช่น ให้เปิดพัดลม และเปิดหน้าต่างระบายอากาศในตอนเช้าแทน เพราะคิดว่าอากาศภายนอกจะยังเย็นสบาย แต่นโยบายเช่นนี้ อาจมีผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน เพราะหากอากาศภายนอกร้อนอบอ้าว อากาศภายในก็อบอ้าว ย่อมทำให้คนทำงานเกิดความอึดอัด อ่อนเพลีย ไม่สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร แทนที่จะประหยัดต้นทุนกลับกลายเป็นต้องเสียต้นทุนเพิ่มมากขึ้นไปอีก
เรื่องเหล่านี้ดูเหมือนเล็กๆ น้อยๆ ซึ่งจะต้องสะท้อนภาพลักษณ์ขององค์กร ควรจัดสภาพแวดล้อมที่ปรากฏภายนอกให้สอดคล้องกับเป้าหมายการดำเนินงานขององค์กร เพื่อให้ผู้ที่มาติดต่อและพนักงานทุกคนตระหนัก ในตัวตนขององค์กรร่วมกัน เมื่อลูกค้าเข้ามาติดต่อในสำนักงานจะเกิดความประทับใจในองค์กร ไว้วางใจในผลิตภัณฑ์และการบริการ และที่สำคัญ เป็นการสร้างภาพลักษณ์ขององค์กร วันนี้ดิฉันขอฝากคำคมไว้ว่า
โลกกลมๆ ใบนี้ไม่มีอะไรได้มาฟรีๆ
ของฟรีไม่เคยมี ของดีไม่เคยถูก