ข้อกำหนดสำหรับการตั้งชื่อแฟ้มข้อมูล ขึ้นอยู่กับความสามารถของระบบปฏิบัติการ และขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ ดังนั้นจะต้องทราบหลักการตั้งชื่อแฟ้มข้อมูลเบื้องต้น ดังนี้
1. คอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง จะต้องแบ่งพื้นที่ของฮาร์ดดิสก์ เป็น 2 พาติชั่น โดยพาติชั่นแรกให้ติดตั้งเฉพาะโปรแกรมใช้งานต่างๆ และพาติชั่นที่สอง ให้ใช้เป็นพื้นที่เก็บบันทึกข้อมูลต่างๆ
2. จะต้องจัดระบบการจัดเก็บแฟ้มข้อมูลให้เป็นระบบตามมาตรฐาน คือ มีการแบ่งโฟลเดอร์เฉพาะที่ชัดเจน และเหมาะสม
3. ระบบชื่อไฟล์ และชื่อโฟลเดอร์ จะต้องยึดปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้
- ควรใช้ตัวอักษร a – z ควรเป็นตัวอักษรพิมพ์เล็ก
- สามารถนำตัวเลข 0 – 9 หรือสัญลักษณ์ขีดกลาง หรือขีดล่าง มาผสมได้
- ไม่ควรเว้นวรรคช่องว่างภายในชื่อ
- ห้ามใช้อักษรพิเศษในการตั้งชื่อ ยกเว้น Underscor (ขีดล่าง) หรือ Dash (ขีดกลาง)
- ส่วนประกอบของชื่อสื่อถึงเนื้อหา หรือข้อมูล
- การใช้วันที่ในการตั้งชื่อไฟล์ หรือโฟลเดอร์ ให้อยู่ในรูปแบบของ ddmmyyyy โดย
§ yyyy เป็นตัวเลขแสดงปี พ.ศ. จำนวน 4 หลัก
§ mm เป็นตัวเลขประจำเดือน จำนวน 2 หลัก
§ dd เป็นตัวเลขวัน จำนวน 2 หลัก
ตัวอย่าง ชื่อไฟล์ Report2102553-01.doc