การลดขนาดองค์กรโดยไม่ลดขวัญกำลังใจ

“เมื่อการลดขนาดเป็นเรื่องที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ผู้บริหารที่เก่งย่อมมองหาโอกาสที่จะสร้างความยืดหยุ่น สร้างนวัตกรรม และสื่อสารภายในองค์กร เพื่อสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจระหว่างผู้บริหารกับลูกจ้าง”

มีการวิจัยคำถามที่ว่า ผู้บริหารกับลูกจ้างจะคิดใหม่เกี่ยวกับองค์กรของตัวเองได้อย่างไรเมื่อต้องเผชิญกับการลดขนาดองค์กร พูดอย่างเจาะลึกลงไปก็คือ องค์กรจะสร้างการเรียนรู้ สร้างนวัตกรรมที่สร้างสรรค์ได้อย่างไรในขณะเดียวกันก็ต้องหาทางประหยัดต้นทุน สร้างคุณภาพและผลผลิต องค์กรจะทำอย่างไร
บางคนอาจมีความเห็นว่าทำไม่ได้ แต่บางคนไม่เห็นด้วยเราคิดว่าองค์กรสามารถทำได้ จากการทำวิจัยทำให้เราทราบว่า เราสามารถสร้างความยืดหยุ่น สร้างนวัตกรรมและการสื่อสารที่ดีกว่าเดิมเพื่อนำไปสู่ความไว้เนื้อเชื่อใจระหว่างผู้บริหารและลูกจ้างได้ บทความเริ่มแรกของเราได้เสนอเป้าหมายของการลดขนาดองค์กรเอาไว้ 4 ข้อ คือ
1. เพื่อลดต้นทุนรวม
2. เพิ่มคุณภาพของแรงงาน
3. เพื่อปรับปรุงคุณภาพ
4. เพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ลูกจ้าง
เราได้แนะนำไว้ว่า แผนการขนาดองค์กรควรทำทั้งหมด 4 ขั้นตอน ได้แก่
ขั้นที่ 1 ตัดสินใจที่จะลดขนาด
ขั้นที่ 2 วางแผนการลดขนาด
ขั้นที่ 3 ประกาศว่าจะลดขนาด
ขั้นที่ 4 นำแผนการลดขนาดไปปฏิบัติ
ซึ่งการทำทุกขั้นตอนต้องเปิดเผยและซื่อสัตย์จริงใจจำเป็นจะต้องสื่อสารภายในเพื่อสร้างความเชื่อใจและเสริมสร้างพลังให้กับลูกจ้างที่ถูกให้ออกขณะเดียวกันก็ต้องเสริมสร้างพลังให้กับคนที่ยังอยู่ในองค์กรได้
ปัจจัยสำคัญ 2 ข้อ ที่มีอิทธิพลต่อความสำเร็จของการลดขนาดองค์กร
1. คนที่ยังอยู่ในองค์กรมีความเชื่อใจในภาวะความเป็นผู้นำขององค์กรทั้งก่อนและหลังการลดขนาดองค์กร
2. ระดับของการเสริมสร้างพลัง (empower) ของผู้ที่ยังอยู่ในองค์กรแต่อย่างไรก็ดี การลดขนาดองค์กรก็ยังมีความท้าทายอยู่
การเสริมสร้างพลังนั้นมีผลเชิงบวกในการสร้างผลิตภาพให้แก่แรงงาน รวมทั้งสร้างขวัญและกำลังใจด้วย และยังสร้างนวัตกรรมให้แก่องค์กรได้อีกด้วย (เช่นในอุตสาหกรรมรถยนต์)
ได้ทำการศึกษาองค์กรที่เคยศึกษาไว้แล้ว และยังได้เพิ่มการศึกษาไปยังองค์กรใหม่ ๆ ที่เจอความเปลี่ยนแปลงโดยได้สัมภาษณ์ผู้บริหารและลูกจ้างและเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในการลดขนาดองค์กร จากการวิจัยสรุปปัจจัยสู่ความสำเร็จในการลดขนาดองค์กรได้ 3 ข้อ คือ
1. องค์กรต้องยืดหยุ่นมากกว่าเดิม
2. องค์กรต้องมีนวัตกรรมและการสร้างสรรค์มากขึ้น
3. องค์กรจะต้องปรับปรุงการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสียที่ได้รับผลกระทบจากการลดขนาด ซึ่งการสร้างนวัตกรรมความคิดสร้างสรรค์และการสื่อสารจะต้องมีระดับความเชื่อใจและการเสริมสร้างพลังที่สูง

การพัฒนาให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น
ยิ่งสภาพแวดล้อมมีความไม่แน่นอนทำให้ทำนายได้ยาก องค์กรก็ยิ่งต้องมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ความยืดหยุ่นมีได้หลายรูปแบบ รวมไปถึงการให้ลูกจ้างทำงานในขอบเขตที่กว้างขึ้นและสร้างความสามารถด้านการบริหารงานเพื่อขับเคลื่อนทรัพยากรต่าง ๆ เช่น คน เงิน และเทคโนโลยี ความยืดหยุ่น ทำให้องค์กรตอบสนองต่อสภาพแวดล้อมที่ไม่แน่นอนได้อย่างรวดเร็วและยังสามารถฉกฉวยประโยชน์จากโอกาสที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงได้อีกด้วย
องค์กรที่มีความยืดหยุ่นมากยังช่วยเพิ่มทุนมนุษย์ได้ด้วย ทำได้โดยการฝึกอบรมให้กับลูกจ้างในหลาย ๆ ด้าน เช่น Rhino Foods Inc. เมื่อเจอวิกฤต Demand ที่ต่ำลงก็ได้ให้คนงานที่ดีที่สุดไปทำงานที่บริษัทอื่นและสัญญาว่าจะจ้างกลับเข้ามาทำงานใหม่เมื่อสถานการณ์ดีขึ้น การกระทำดังกล่าวช่วยให้คนงานมีประสบการณ์ที่หลายหลายขึ้นและยังสร้างความเชื่อใจให้กับลูกจ้างอีกด้วยดังนั้น Rhino Foods จึงได้พันธมิตรทางธุรกิจเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกิดเหตุวิกฤตบริษัทเหล่านั้นก็ได้รับประโยชน์จากการถ่ายโอนคนงานข้างต้นอีกด้วย

เสริมสร้างนวัตกรรมและความสร้างสรรค์
ในอดีต การปรับปรุงเรื่องต้นทุน คุณภาพและคนงานระดับล่าง อาจส่งผลต่อความสำเร็จต่อการลดขนาดองค์กรแต่ในอนาคตการสร้างนวัตกรรมมีความจำเป็นมาก เช่นกัน แต่ข้อเสียของนวัตกรรมต้องอาศัยความไว้เนื้อเชื่อใจและการสร้างพลังให้แก่องค์กร Jeff DeGraff ศาสตราจารย์ด้านการบริหารจัดการแห่งมหาวิทยาลัยมิชิแกน กล่าวว่าวัฒนธรรมที่เน้นชัยชนะ และสมรรถนะที่ดีจะสร้างค่านิยมที่เป็นหนึ่งเดียวให้กับบริษัทแต่ก็ต้องใช้เวลาพัฒนาหลายปีเพราะสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นจากการมีปฏิสัมพันธ์กันของผู้นำ
สำหรับการสร้างนวัตกรรมในช่วงลดขนาดองค์กรผู้บริหารต้องสร้างวิสัยทัศน์ที่น่าเชื่อถือเพื่อให้ลูกจ้างเชื่อถือในศักยภาพและให้ลูกจ้างมีความรู้สึกว่ามีกำลัง ท่ามกลางความไม่แน่นอนต่าง ๆ ทุกวันนี้เราอาจเน้นคำว่า “ความหวัง” มากเท่ากับคำว่า “น่าเชื่อถือ” และก็ รวมเอาลูกค้าและ supplier เข้าไปกับคำว่า “ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย” แม้ว่าวิสัยทัศน์ที่น่าเชื่อถือจะช่วยให้คนอื่น ๆ มองเห็นในอนาคตมองเห็นทางรอดขององค์กรในช่วงลดขนาด คำว่า ความหวังจะช่วยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นว่ายังมีทางเดินต่อไปข้างหน้า ข้อความและคำพูดที่มีความหวังไม่ควรจะฟังดูธรรมดาเกินไปแต่ต้องบ่งบอกถึงความเป็นจริงในปัจจุบันและผลประโยชน์ในอนาคตด้วย
ผู้ที่อยู่รอดในองค์กรต้องเชื่อว่าผู้บริหารพึ่งพาได้ เปิดเผยและมีสมรรถภาพ ในช่วงลดขนาดองค์กรผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดก็ต้องเชื่อว่าผู้บริหารมีความสามารถและเต็มใจที่จะสร้างสมดุลระหว่างความจำเป็นระยะสั้นและสวัสดิภาพของทุกคนที่มีความสำคัญต่อองค์กรในระยะยาว

ปรับปรุงการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
การสื่อสารที่มีประสิทธิผลในช่วงการลดขนาดองค์กรมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ สำหรับการสร้างความสัมพันธ์ที่จะทำให้เกิดความกระตือรือล้น ความซื่อสัตย์ และความไว้เนื้อเชื่อใจของลูกจ้าง โดยการสร้างคำนิยามร่วมกันการวิจัยแสดงให้เห็นว่า การสื่อสารภายในมีผลกระทบต่อระดับความเชื่อใจ ระหว่างผู้บริหารกับลูกจ้างกระบวนการสร้าง ความเชื่อใจระหว่างผู้บริหารกับลูกจ้างขึ้นอยู่กับความเปิดเผยและการแลกเปลี่ยนระหว่างกัน
เราได้สร้างคำจำกัดความของการสื่อสารที่มีประสิทธิผลในบริษัท คือ ความโปร่งใสที่สูง การบูรณาการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ และผู้มีส่วนร่วมในองค์กรเข้าด้วยกัน ความซื่อสัตย์และความร่วมมือจะช่วยส่งเสริมการสื่อสารที่โปร่งใส เมื่อผู้บริหารสามารถพูดและบอกลูกจ้างและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากเท่าที่จะมากได้และเร็วเท่าที่จะเร็วได้ ก็จะช่วยลดความตึงเครียดและความกังวลที่เกิดขึ้นจากการลดขนาดองค์กร
อีกประการหนึ่งที่สำคัญ คือ ข้อมูลต้องมีความต่อเนื่องโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดต้องรู้เหมือนกันนอกจากนี้ผู้บริหารต้องสื่อสารกันแบบ 2 ทาง ลูกจ้างและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการที่จะได้ยินข้อมูลที่มีความต่อเนื่องและโปร่งใสจากผู้บริหาร แต่พวกเขาก็ต้องการถามคำถาม ต้องการมี feedback ต้องการทราบสถานการณ์เพื่อเตรียมตัวสำหรับอนาคตด้วย
การสำรวจแบบ face to face เป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับการลดขนาดองค์กร แต่ด้วยการสื่อสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ผู้บริหารจำเป็นต้องเข้าใจวิธีการที่จะใช้ประโยชน์จากวิธีการสื่อสารต่าง ๆ เพื่อสื่อสารกับลูกจ้างและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แม้ว่าการสื่อสารแบบอิเล็กทรอนิกส์จะรวดเร็วแต่มันก็สามารถถูกแทรกแซงจากคนภายนอกได้ การสื่อสารที่มีประสิทธิผลจะต้องให้ลูกจ้างมีโอกาสพูดคุยและให้ feedback กลับด้วยได้

การเสริมสร้างพลังให้ของผู้บริหารในการเป็นจุดเชื่อมขององค์กร
ผู้บริหารระดับสูงจะเสริมสร้างพลังให้ผู้บริหารระดับล่างเป็นจุดเชื่อมขององค์กรได้หรือไม่ ?
หากผู้บริหารระดับสูงมีความเชื่อใจและเสริมสร้างพลังให้กับผู้บริหารระดับล่างได้อย่างมีประสิทธิภาพพวกเขาก็จะสามารถสร้างความยืดหยุ่นให้เกิดขึ้นทั่วทั้งองค์กรได้ในช่วงลดขนาดองค์กร ผู้บริหารระดับสูงต้องฝึกอบรม ผู้บริหารระดับล่างในการสื่อสารวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร อบรมให้รู้จักสื่อสารแบบ 2 ทาง อบรมให้สามารถลดความไม่แน่นอนและความกังวลของลูกจ้างได้
ได้มีการศึกษาเรื่องดังกล่าว (การเสริมสร้างพลังให้กับผู้บริหารระดับล่าง) จาก Bob Lintz โรงงาน GM ในช่วงปี ค.ศ. 1980 Lintz เสริมสร้างโดยการให้โอกาสลูกจ้าง Share ความเห็นและพูดคุยในเรื่องต่าง ๆ ที่คิดว่ามีความสำคัญ ผลลัพธ์ที่ไม่ได้ตั้งใจของนโยบายดังกล่าว คือ เรื่องที่ supervisor และผู้บริหารคิดว่าถูกลูกจ้างไม่ให้ความสำคัญ ส่วนลูกจ้างคิดว่าไม่ได้รับการปกป้องและต้องเผชิญภัยคุกคามจากการลดขนาดองค์กรเอง ซึ่งครั้งหนึ่ง Lintz รู้ถึงปัญหาเหล่านี้ เขาจึงสร้างความเชื่อใจระหว่างผู้บริหารและลูกจ้าง แม้ว่าจะไม่สามารถรับประกันความมั่นคงในงานได้ แต่เขาก็ได้เพิ่มการอบรมให้ supervisor ไปเรียนในมหาวิทยาลัยเพื่อเพิ่มทักษะในการทำงานด้วย